KPI là gì? Tại sao KPI cực kì quan trọng trong kinh doanh

14/11/2020    20    4.6/5 trong 5 lượt 
KPI là gì? Tại sao KPI cực kì quan trọng trong kinh doanh
Là dân văn phòng, có lẽ chưa có ai là chưa đối diện với sự áp lực mang tên KPI. KPI tháng này là bao nhiêu, KPI năm sau thế nào, cần phải làm những gì để đạt được KPI... HR đặt KPI, sếp đặt KPI, nhân viên phấn đấu cho đủ KPI, nhưng thực chất KPI là gì mà khiến dân tình đau đầu đến như vậy?

KPI là gì?

KPI (Key performance indicators) là các chỉ số quan trọng (chính) về sự tiến bộ đối với một kết quả dự kiến. KPI cung cấp trọng tâm cho việc cải tiến chiến lược và hoạt động, tạo cơ sở phân tích để ra quyết định và giúp tập trung sự chú ý vào những gì quan trọng nhất. Như Peter Drucker đã nói nổi tiếng, "Điều gì được đo lường sẽ được thực hiện."
 
Quản lý bằng việc sử dụng KPI bao gồm đặt mục tiêu (mức hiệu suất mong muốn) và theo dõi tiến độ so với mục tiêu đó. Quản lý bằng KPI thường có nghĩa là làm việc để cải thiện các chỉ số hàng đầu mà sau này sẽ thúc đẩy lợi ích cho doanh nghiệp về sau.

So sánh chỉ số dẫn dắt hiệu suất (Leading indicator) và Chỉ số thể hiện kết quả cuối cùng (Lagging Indicator)

Thông thường để đánh giá kết quả, chúng ta thường đo lường các kết quả đầu ra đạt được, vì sao lại như vậy? Đơn giản là do việc đo lường kết quả thường đơn giản và chính xác. Nếu chúng ta muốn biết bao nhiêu đơn hàng được đặt trong tháng, công việc chỉ là đếm số đơn hàng, nếu chúng ta muốn biết có bao nhiêu tai nạn lao động xảy ra trong nhà máy, chúng ta sẽ tham khảo nhật ký tai nạn trong nhà máy là có số liệu. Tuy nhiên nếu chúng ta muốn tăng số đơn hàng hay giảm số tai nạn trong nhà máy thì các con số trên không giúp ích được nhiều.

Mặc dù các chỉ số trên có thể cho thấy sự tiến bộ theo thời gian, tuy nhiên các chỉ số đó không giúp nhà quản lý biết được sự tiến bộ được thực hiện như thế nào? Vì đơn giản chúng chỉ là các chỉ số thể hiện kết quả, không cho biết nguyên nhân. Các chỉ số này được gọi là các “Lagging Indicator - chỉ số sau” (hay còn gọi là “chỉ số thứ cấp”, “chỉ số thể hiện kết quả cuối cùng”), chúng thể hiện kết quả, nhưng không có giá trị trong việc cải tiến trong tương lai.

Để giúp nâng cao các kết quả trong tương lai, các chỉ số đo đạc khác cần được thực hiện, các chỉ số này phản ánh sự tiên lượng trong tương lai chứ không trực tiếp phản ánh kết quả hiện tại. Ví dụ, nếu chúng ta muốn tăng số đơn hàng, công việc có thể là tăng số lượng cuộc gọi hoặc tăng số chương trình marketing; nếu như chúng ta muốn giảm số tai nạn trong nhà máy, công ty có thể thực hiện đào tạo an toàn bắt buộc đối với mọi nhân viên và yêu cầu họ phải đội mũ bảo hiểm khi làm việc. Để đo đạc các hành động này, chúng ta dùng một bộ các “Leading Indicator - chỉ số trước” (hay còn gọi là “chỉ số sơ cấp”, “chỉ số dẫn dắt hiệu suất”), trong đó có KPI, thể hiện số liệu trong tiến trình (in-process) và giúp tiên đoán kết quả.

Như vậy, các chỉ số dẫn dắt hiệu suất là tiền đề của thành công trong tương lai; còn các chỉ số thể hiện kết quả cuối cùng cho thấy mức độ thành công của tổ chức trong việc đạt được kết quả trong quá khứ.

Cách đặt KPI đúng và hiệu quả

1 bộ KPI tốt sẽ bao gồm các yếu tố sau:
- Cung cấp bằng chứng khách quan về tiến trình đạt được kết quả mong muốn
- Đo lường những gì dự định sẽ được đo lường để giúp đưa ra quyết định tốt hơn
- Đưa ra so sánh đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất theo thời gian
- Có thể theo dõi hiệu quả, hiệu lực, chất lượng, kịp thời, quản trị, tuân thủ, hành vi, kinh tế, hiệu suất dự án, hiệu suất nhân sự hoặc sử dụng nguồn lực
- Được cân bằng giữa các chỉ số dẫn đầu và tụt hậu
Ví dụ: Giả sử ai đó muốn sử dụng KPI để giúp họ giảm cân. Cân nặng thực tế của họ là một chỉ số thể hiện kết quả cuối cùng, vì nó cho biết thành công trong quá khứ và số calo họ ăn mỗi ngày là chỉ số dẫn dắt hiệu suất, vì nó dự đoán thành công trong tương lai. Nếu người đó nặng 113 kg (xu hướng lịch sử được gọi là đường cơ sở) và muốn giảm còn 84kg (nghiên cứu so sánh được gọi là điểm chuẩn), họ có thể đặt mục tiêu chỉ nạp vào 1.700 calo mỗi ngày (mức hiệu suất mong muốn) cho KPI để đạt được mục tiêu KPI kết quả của họ là 84 kg vào cuối năm.

Phân loại KPI

KPI có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau:
- KPI đầu vào đo lường các thuộc tính (số lượng, loại, chất lượng) của tài nguyên được tiêu thụ trong các quá trình tạo ra đầu ra
- KPI đo về quá trình hoặc hoạt động tập trung vào hiệu quả, chất lượng hoặc tính nhất quán của các quá trình cụ thể được sử dụng để tạo ra một đầu ra cụ thể như thế nào; họ cũng có thể đo lường các biện pháp kiểm soát đối với quy trình đó, chẳng hạn như các công cụ / thiết bị được sử dụng hoặc đào tạo quy trình
- KPI đầu ra là các thước đo kết quả cho biết mức độ công việc được thực hiện và xác định những gì được sản xuất
- KPI kết quả tập trung vào những thành tựu hoặc tác động và được phân loại là Kết quả trung gian, chẳng hạn như nhận thức về thương hiệu của khách hàng (kết quả trực tiếp của kết quả tiếp thị hoặc truyền thông) hoặc Kết quả cuối cùng, chẳng hạn như giữ chân khách hàng hoặc doanh số bán hàng (được thúc đẩy bởi sự gia tăng nhận biết thương hiệu)
- KPI dự án trả lời các câu hỏi về trạng thái của các sản phẩm được giao và tiến độ quan trọng liên quan đến các dự án hoặc sáng kiến ​​quan trọng
4ndays

Bình luận